Поиск работы на robota.uaukraine

Эта вакансия уже завершена

Вакансия закрыта

Адміністратор офісу (офіс-менеджер)

Фармасел, ТОВ / Nikopharm, ТМ
2 года назад
24 февраля 2022
Киев

ФАРМАСЕЛ – фармацевтична компанія - виробник, який один із перших в Україні розпочав виробництво інфузійних та ін’єкційних розчинів у поліетиленових флаконах та ампулах TM Nikopharm

Запрошуємо до нашої команди Адміністратора офісу

Вимоги:

  • Вища освіта;
  • Приємна зовнішність;
  • Вільне володіння українською та російською мовами (письмова, розмовна), англійська -intermediate (буде перевагою).
  • Стабільний досвід роботи на посаді секретаря, офіс-менеджера, документовода, бажано у компанії, де вже запроваджений електронний документообіг.
  • Уважність до людей, перфекціонізм у роботі з документами, вміння працювати в багато задачному режимі, розставляти пріоритети, велика повага до строків виконання завдань.
  • ПК: MS Office, 1-С
  • Гарні комунікативні навички, позитивна життєва позиція, повага до людей, вміння працювати в команді.

Обов’язки:

  • Прийом та переадресування вхідних телефонних дзвінків;
  • Керування вхідною кореспонденцією: контроль за отриманням кореспонденції, реєстрація, сортування та переадресація документів відповідним підрозділам підприємства.
  • Оформлення довіреностей на отримання кореспонденції, посилок та інших матеріальних цінностей.
  • Керування  вихідною кореспонденцією: за дорученням директора та керівників підрозділів, підготовка проєктів листів, запитів та інших документів, що стосуються діяльності підприємства,  їх оформлення, реєстрація та забезпечення своєчасної відправки.
  • Активна участь у впровадженні електронного документообігу на підприємстві.
  • Реєстрація вхідної/вихідної електронної документації, перевірка правильності оформлення, ведення архіву електронних документів (згідно із стандартом ведення електронного документообігу з використанням КЕП працівників підприємства.)
  • Підготовка внутрішньої документації: проєкти наказів та розпоряджень по підприємству, оформлення їх згідно стандартів ведення електронного документообігу, ознайомлення співробітників підприємства та забезпечення їх зберігання.
  • Формування бюджету витрат на адміністративно-господарські потреби (канцелярія, вода, чай, кава та ін.). Забезпечення офісу необхідним канцелярським приладдям, водою, чаєм, кавою, цукром, миючими засобами (оформлення замовлень, контроль за доставкою та складання фінансової звітності).
  • Приготування чаю\кави для керівника та його гостей.         
  • Забезпечення належного утримання та експлуатацію приміщень офісу, контроль за якістю прибирання.
  • Покупка авіа та залізничних квитків, бронювання готелів для партнерів та  співробітників підприємства, що відбувають у відрядження, забезпечення наявності усіх необхідних документів (рахунки, акти наданих послуг).
  • Організація прийому співробітників регіональних представництв та гостей, що прибувають на запрошення керівництва підприємства (зустріч, розміщення, за необхідності супровід в період перебування гостей: кава-паузи, замовлення обіду в офіс, замовлення столиків у закладах).
  • Оновлення списку контактних даних партнерів, необхідних підприємству, участь у організації привітань партнерів та клієнтів підприємства із святковими датами та при необхідності, допомога в організації корпоративних заходів відділу з управління персоналом.

Компанія пропонує:

  • Стабільну роботу в дуже приємному колективі
  • Своєчасну білу оплату праці, дотримання трудового законодавства
  • Нормований робочий графік
  • Медичне страхування для співробітника та членів його сім'ї
  • Можливість індивідуального та корпоративного навчання за рахунок підприємства.
  • Офіс біля М. Контрактова площа