Эта вакансия уже завершена
ФАРМАСЕЛ – фармацевтична компанія - виробник, який один із перших в Україні розпочав виробництво інфузійних та ін’єкційних розчинів у поліетиленових флаконах та ампулах TM Nikopharm
Запрошуємо до нашої команди Адміністратора офісу
Вимоги:
- Вища освіта;
- Приємна зовнішність;
- Вільне володіння українською та російською мовами (письмова, розмовна), англійська -intermediate (буде перевагою).
- Стабільний досвід роботи на посаді секретаря, офіс-менеджера, документовода, бажано у компанії, де вже запроваджений електронний документообіг.
- Уважність до людей, перфекціонізм у роботі з документами, вміння працювати в багато задачному режимі, розставляти пріоритети, велика повага до строків виконання завдань.
- ПК: MS Office, 1-С
- Гарні комунікативні навички, позитивна життєва позиція, повага до людей, вміння працювати в команді.
Обов’язки:
- Прийом та переадресування вхідних телефонних дзвінків;
- Керування вхідною кореспонденцією: контроль за отриманням кореспонденції, реєстрація, сортування та переадресація документів відповідним підрозділам підприємства.
- Оформлення довіреностей на отримання кореспонденції, посилок та інших матеріальних цінностей.
- Керування вихідною кореспонденцією: за дорученням директора та керівників підрозділів, підготовка проєктів листів, запитів та інших документів, що стосуються діяльності підприємства, їх оформлення, реєстрація та забезпечення своєчасної відправки.
- Активна участь у впровадженні електронного документообігу на підприємстві.
- Реєстрація вхідної/вихідної електронної документації, перевірка правильності оформлення, ведення архіву електронних документів (згідно із стандартом ведення електронного документообігу з використанням КЕП працівників підприємства.)
- Підготовка внутрішньої документації: проєкти наказів та розпоряджень по підприємству, оформлення їх згідно стандартів ведення електронного документообігу, ознайомлення співробітників підприємства та забезпечення їх зберігання.
- Формування бюджету витрат на адміністративно-господарські потреби (канцелярія, вода, чай, кава та ін.). Забезпечення офісу необхідним канцелярським приладдям, водою, чаєм, кавою, цукром, миючими засобами (оформлення замовлень, контроль за доставкою та складання фінансової звітності).
- Приготування чаю\кави для керівника та його гостей.
- Забезпечення належного утримання та експлуатацію приміщень офісу, контроль за якістю прибирання.
- Покупка авіа та залізничних квитків, бронювання готелів для партнерів та співробітників підприємства, що відбувають у відрядження, забезпечення наявності усіх необхідних документів (рахунки, акти наданих послуг).
- Організація прийому співробітників регіональних представництв та гостей, що прибувають на запрошення керівництва підприємства (зустріч, розміщення, за необхідності супровід в період перебування гостей: кава-паузи, замовлення обіду в офіс, замовлення столиків у закладах).
- Оновлення списку контактних даних партнерів, необхідних підприємству, участь у організації привітань партнерів та клієнтів підприємства із святковими датами та при необхідності, допомога в організації корпоративних заходів відділу з управління персоналом.
Компанія пропонує:
- Стабільну роботу в дуже приємному колективі
- Своєчасну білу оплату праці, дотримання трудового законодавства
- Нормований робочий графік
- Медичне страхування для співробітника та членів його сім'ї
- Можливість індивідуального та корпоративного навчання за рахунок підприємства.
- Офіс біля М. Контрактова площа